Tout savoir sur la facturation

En matière de facturation, il est nécessaire de suivre une législation stricte pour éditer et transmettre des factures dans le respect des règles applicables.

Initialement prévue pour 2023, l'obligation de digitalisation des factures a été reportée au 1er juillet 2024. A compter de cette date, la facturation électronique s’imposera.

Mais avant ça, reprenons en détail l’existant :

La facture est un document répertoriant l’ensemble des prestations ou des marchandises vendues. Ce document est une trace commerciale et comptable de l’échange de produits ou services entre un acheteur et un vendeur.

Une facture se présente sous format papier ou électronique.

La facture doit être établie en deux exemplaires, l’un pour le vendeur et l’autre pour l’acheteur.

• Les renseignements relatifs au vendeur (Nom coordonnées Siren, n°TVA intra)
• Les renseignements relatifs à l’acheteur (Nom, coordonnées, n° TVA intra)
• Numéro et date de la facture,
• Détail des marchandises ou prestations facturées, quantité, prix unitaire hors TVA
• Rabais, ristournes, remise ou escompte,
• Le taux de TVA
• Le prix total hors TVA et le montant total de la TVA
• Mode et délai de règlement…

Concernant la numérotation de la facture, les règles sont strictes :

Sur chaque facture doit être mentionnée un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. C’est-à-dire une suite ininterrompue.

Il est impossible d’avoir deux factures avec un même numéro et l’entreprise ne doit pas pouvoir émettre des factures à posteriori. Un préfixe en début de numérotation peut être ajouté pour faciliter le classement interne des factures comme par exemple une année, une année et un mois ou tout autre identifiant jugés nécessaires par l’entreprise afin d’identifier clairement ses factures.

La facture est obligatoire pour tout achat de produits ou prestation de services entre professionnels.

L’obligation de facturation entre une entreprise et un particulier varie selon le type de vente.

• Pour la vente de marchandises, la facture est obligatoire si le client en fait la demande.
• Pour la vente à distance, la remise de facture est obligatoire
• Pour les prestations de services, la facture (note) est obligatoire si le montant TTC est supérieur à 25 € ou si le client en fait la demande.

L’entreprise transmet la ou les factures au client dès que la vente ou la prestation est actée.

2 cas possibles :

• en format papier par voie postale ou en main propre directement.
• par voie électronique à condition que le client accepte ce mode d’envoi.
  Idéal pour les entreprises qui dématérialisent leur processus de facturation.

Un exemplaire de chaque facture transmise doit impérativement être conservé par l’entreprise.
6 ans minimum à compter de la date d’établissement selon la législation fiscale ; au moins 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice selon le code de commerce.

Une facture peut être modifiée ou supprimée.

Une entreprise peut être amenée à rectifier une facture après l’avoir transmise. Par exemple lorsqu’elle comporte une erreur ou qu’une remise est accordée. Une nouvelle facture doit ainsi être créée en stipulant la référence de la facture précédente.

Il est également possible d’annuler une facture en procédant à un avoir comportant la référence de la facture concernée.

Toutefois, il est impossible de supprimer une facture.

L’utilisation d’un DMS permet de disposer d’un modèle de facture dont le contenu respecte la législation applicable et de gagner un temps précieux dans la gestion administrative de votre entreprise (édition des factures, suivi des paiements, transfert en comptabilité…).

En route vers la facturation électronique !